Kuyumcu Cari Takip Programı

Cari hesap nedir?

Cari hesap, bir kişi veya işletmeyle yapılan finansal hareketlerin toplu kaydıdır. Müşteriye vadeli satış yapıldığında alacak; tedarikçiden borçlu alım yapıldığında borç oluşabilir. Daha sonra yapılan tahsilat ve ödemeler bu bakiyeyi değiştirir.

Kuyumculukta işlemler farklı değer türleriyle gerçekleşebildiği için cari hareketin kaynağı korunmalıdır. Örneğin bir müşterinin borcunu TL ile ödemesi ile gram altın üzerinden mutabakat yapılması aynı kayıt biçimine zorlanmamalıdır. Programın gerçek desteklediği değer türleri ve dönüşüm yöntemi açıkça gösterilmelidir.

Cari kartta hangi bilgiler bulunmalı?

Temel cari kart alanları:

• Ad/ünvan
• İletişim ve gerekli kimlik bilgileri
• Cari türü: müşteri, tedarikçi veya diğer
• Açılış bakiyesi ve kaynağı
• İşlem tarihi
• İşlem türü
• Borç/alacak değeri ve para/değer türü
• İlgili satış, alım veya ödeme kaydı
• Açıklama
• İşlemi yapan kullanıcı
• Oluşturma ve düzeltme zamanı

Kişisel veriler yalnızca gerçek iş ihtiyacı ve hukuki dayanak kapsamında tutulmalı; erişim yetkileri sınırlandırılmalıdır.

Cari hareketler alım-satımla nasıl bağlanır?

Cari kaydın güvenilir olması için bakiye, ilişkili işlemlerden oluşmalıdır. Örneğin vadeli bir satış tamamlandığında sistem satış kaydı ile cari borç hareketini birbirine bağlamalıdır.

Örnek akış:

1. Müşteri ve ürün seçilir.
2. Satış tutarı ve ödeme biçimi belirlenir.
3. Alınan ödeme kaydedilir.
4. Kalan değer varsa cari hareket oluşur.
5. Ürün stoktan düşer.
6. İşlem kasa ve alım-satım raporuna yansır.
7. Sonraki tahsilat aynı cari karta eklenir.

Hatalı satış iptal edildiğinde yalnızca satış satırının silinmesi yetmez; stok, cari ve kasa etkilerinin birlikte ve iz bırakacak şekilde düzeltilmesi gerekir.

Altın, döviz ve TL bakiyeleri nasıl gösterilmeli?

Farklı değer türlerini tek bir toplamda göstermek yönetim için yararlı olabilir; ancak dönüşümde hangi kurun ve hangi zamanın kullanıldığı belirtilmelidir. Aksi hâlde aynı ekran farklı kullanıcılar tarafından farklı yorumlanabilir.

İki görünüm birlikte sunulabilir:

1. Orijinal hareket görünümü: İşlem hangi değer türüyle yapıldıysa onu korur.
2. Raporlama karşılığı: Seçilen veya güncel referansla TL ya da HAS karşılığı gösterir.

Orijinal verinin dönüşüm sırasında kaybolmaması gerekir. Canlı fiyatların nasıl ele alınacağını kuyumcu canlı altın fiyatları ve fiyat takibi sayfasında açıkladık.

Tahsilat ve ödeme işlemlerinde kontrol

Tahsilat veya ödeme kaydedilirken şu bilgiler görünür olmalıdır:

• İlgili cari
• İşlem tarihi
• Değer ve türü
• Ödeme yöntemi
• Açıklama veya belge referansı
• İşlemi yapan kullanıcı
• İşlem sonrasındaki bakiye

Yetkisiz kullanıcının geçmiş hareketi değiştirmesi veya silmesi sınırlandırılmalıdır. Düzeltme gerektiğinde önceki kayıt ile yeni kayıt arasındaki ilişki korunmalıdır.

Cari yaşlandırma ve vade takibi

Vadeli işlemler kullanılan işletmelerde yalnızca toplam alacak değil, alacağın ne zamandır açık olduğu da önemlidir. Cari yaşlandırma raporu; yaklaşan, geciken ve uzun süredir kapanmayan hareketleri ayrı gösterebilir.

Yazılım bu özelliği gerçekten destekliyorsa şu gruplar değerlendirilebilir:

• Vadesi gelmemiş
• 1–30 gün gecikmiş
• 31–60 gün gecikmiş
• 61–90 gün gecikmiş
• 90 günden uzun süredir açık

Desteklenmeyen yaşlandırma veya otomatik hatırlatma özelliği içerikte varmış gibi sunulmamalıdır.

Kuyumcu Çözümleri’nde cari yönetimi

Kuyumcu Çözümleri’ndeki Cariler modülü, taraf bazında hareketleri ve bakiyeyi tek yerde izlemeyi amaçlar. Cari ekranın alım-satım, ödeme ve stok kayıtlarıyla bağlantılı olması; aynı işlemin farklı yerlerde yeniden yazılmasını azaltır.

Uygulama görselleri eklendiğinde aşağıdaki gerçek akışlar kanıtlanmalıdır:

• Yeni cari oluşturma
• Cari listesinde arama
• Hareket ve bakiye görüntüleme
• Satıştan doğan cari hareket
• Tahsilat veya ödeme kaydı
• Tarih ve işlem türü filtresi

Excel veya defterle cari takip riskleri

Defter veya tablo küçük bir kayıt setinde yeterli görünebilir. İşlem sayısı arttığında aynı bakiyenin farklı kopyalarda değişmesi, tahsilatın yanlış cari karta yazılması ve geçmiş değişikliklerin izlenememesi gibi sorunlar oluşabilir.

Cari programının sağladığı temel değer, bakiyeyi işlemlerden hesaplaması ve hareket geçmişini korumasıdır. Buna rağmen cari açma standardı, aynı müşterinin yinelenmesini önleme, yetki yönetimi ve düzenli mutabakat süreçleri işletme tarafından belirlenmelidir.

Cari mutabakatı nasıl yapılır?

1. Dönem aralığı seçilir.
2. Açılış bakiyesi doğrulanır.
3. Satış, alım, tahsilat ve ödeme hareketleri listelenir.
4. İptal ve düzeltmeler ayrıca kontrol edilir.
5. Değer türleri ayrı toplamlarla gösterilir.
6. Kapanış bakiyesi hesaplanır.
7. Tarafla paylaşılan döküm ve onay süreci işletmenin prosedürüne göre yürütülür.

Mutabakat belgesi, resmî muhasebe veya hukuk belgesi niteliği taşıyacaksa ilgili uzmanlık ve mevzuat gereklilikleri ayrıca değerlendirilmelidir.

Sık sorulan sorular

Cari takip programı muhasebe programı mıdır?

Cari takip, muhasebenin kullandığı verilerden bazılarını düzenler; ancak tek başına resmî muhasebe, beyan veya defter yükümlülüklerini karşıladığı varsayılmamalıdır.

Altın borcu TL olarak gösterilebilir mi?

Program dönüşüm görünümü sunabilir; fakat orijinal altın miktarı, kullanılan fiyat ve dönüşüm zamanı korunmalıdır. Dönüştürülmüş değer mutabakat yöntemine göre değişebilir.

Hatalı cari hareket silinmeli mi?

Denetlenebilirlik için çoğu durumda iz bırakacak iptal veya düzeltme hareketi daha uygundur. Kesin davranış, işletmenin prosedürüne ve yazılımın veri yapısına bağlıdır.

Cari bilgilerine bütün çalışanlar erişmeli mi?

Hayır. Erişim, iş rolüne göre en az yetki ilkesiyle sınırlandırılmalıdır.

Cari hareketlerinizi tek yerde yönetin

Kuyumcu Çözümleri’nin cari, alım-satım, stok ve rapor modüllerinin birlikte nasıl çalıştığını görün.

İlgili içerikler

• Kuyumcu programı ve kuyumcu yazılımı
• Kuyumcu stok takip programı
• Kuyumcu alım-satım ve kasa programı
• HAS altın hesaplama