İşletme Yönetimi
Kuyumcu Stok Takip Programı Nasıl Çalışır?
Kuyumcu stok takip programı; altın, döviz, ziynet ve ürünleri yalnızca adet ve fiyatla değil, gram, ayar, milyem, barkod ve gerektiğinde HAS karşılığıyla izlemeyi sağlayan yazılımdır. Amaç, vitrinde ve kasada bulunan değerlerin hangi işlemle arttığını veya azaldığını anlaşılır bir hareket geçmişiyle göstermektir.
Gerçek stok ekranında ürün türü, adet, gram, ayar/milyem ve HAS sütunları.
- Dosya
- kuyumcu-stok-takip-hero.webp
- Alt metin
- Kuyumcu stok takip programında gram, ayar ve HAS bazlı stok listesi
Kuyumcu stok takibi neden farklıdır?
Genel perakendede stok çoğunlukla ürün adedi ve parasal maliyet üzerinden değerlendirilir. Kuyumculukta ise ürünün fiziksel değeri ile güncel parasal karşılığı ayrılmalıdır. Altın fiyatı değiştiğinde ürünün TL değeri değişebilir; ancak ürünün brüt gramı ve saflık oranı aynı kalır.
Bu nedenle stok kartında yalnızca “alış fiyatı” tutulması geçmiş veriyi yanıltıcı hâle getirebilir. Sağlıklı bir veri modelinde ürünün değişmeyen nitelikleri ile değişebilen fiyat verileri ayrı tutulur.
Temel stok alanları şunlardır:
- Ürün veya değer türü
- Ürün kodu ve barkod
- Brüt gram
- Ayar veya milyem
- Adet
- İşçilik veya ek maliyet alanları
- Stok giriş/çıkış nedeni
- Tarih, kullanıcı ve açıklama
- Gerekli olduğunda saf altın/HAS karşılığı
Gram, ayar, milyem ve HAS birlikte nasıl kullanılır?
Ayar, altının 24 birim üzerinden saflık sınıfını ifade eder. Milyem ise aynı oranı binde olarak daha hassas gösterir. Örneğin 22 ayar için sektörde yaygın referans 916 milyem, 18 ayar için 750 ve 14 ayar için 585’tir.
Temel saf altın hesabı:
Saf altın gramı = Brüt gram × Milyem / 1000
Örneğin 10 gram ve 916 milyem bir ürünün teorik saf altın karşılığı:
10 × 916 / 1000 = 9,16 gram
Bu hesap, ürünün işçiliğini veya satış değerini göstermez. Gerçek ticari mutabakatta kullanılan referans saflık, fire, ürün niteliği ve işletme yöntemi ayrıca dikkate alınabilir. Ayrıntılı örnekler için milyem hesaplama ve HAS altın hesaplama araçlarına bakın.
Stok hareketleri nasıl kaydedilmeli?
Stok miktarını doğrudan değiştirip eski değeri silmek yerine her değişiklik bir hareket olarak kaydedilmelidir. Böylece mevcut bakiyenin nasıl oluştuğu sonradan incelenebilir.
Başlıca stok hareketleri:
- Satın alma ile giriş
- Müşteriden ürün alımı
- Satış ile çıkış
- İade
- Şube veya kasa transferi
- Sayım fazlası/eksiği
- Ürün dönüşümü
- Hasar, fire veya düzeltme
Her hareket; tarih, kullanıcı, ilgili işlem, miktar ve açıklama bilgisine bağlanmalıdır. Düzeltme yapıldığında önceki kaydın izini tamamen yok etmek yerine düzeltme hareketi oluşturmak denetlenebilirliği artırır.
Bir ürünün giriş, satış ve düzeltme hareketlerini tarih sırasıyla gösteren gerçek ekran.
- Dosya
- kuyumcu-stok-hareket-detayi.webp
- Alt metin
- Kuyumcu stok kartında ürün giriş ve çıkış hareketlerinin kronolojik görünümü
Barkodlu stok takibinin avantajları
Barkod, ürün kartına hızlı ve tutarlı erişim sağlar. Özellikle benzer isimli veya aynı ayarda çok sayıda ürün bulunan mağazalarda manuel seçim hatasını azaltabilir.
Barkod okutulduğunda program:
- Doğru ürün kartını bulmalı.
- Gram, ayar ve stok durumunu göstermeli.
- Satış veya sayım işlemine ürünü eklemeli.
- Yetki dışı fiyat ya da stok değişikliklerini engellemeli.
- İşlem tamamlandığında hareket kaydı oluşturmalıdır.
Barkod sisteminin etiket tasarımı ve yazıcıyla birlikte nasıl çalıştığını kuyumcu barkod ve etiket programı rehberinde ele aldık.
Stok sayımı nasıl kolaylaştırılır?
Fiziksel sayım ile program bakiyesi düzenli aralıklarla karşılaştırılmalıdır. Mobil cihaz veya barkod okuyucu, vitrin ve kasa başında sayım yapmayı hızlandırabilir.
Sağlıklı sayım akışı:
- Sayım oturumu açılır ve başlangıç zamanı kaydedilir.
- Ürünler barkodla veya ürün koduyla taranır.
- Beklenen ve bulunan miktarlar ayrı gösterilir.
- Farklar ürün, gram ve ayar bazında listelenir.
- Farkın nedeni araştırılır.
- Yetkili onayı olmadan kalıcı düzeltme yapılmaz.
- Sayım sonucu ve düzeltme hareketi raporlanır.
Sayım sırasında normal satış devam ediyorsa kesim anının ve eş zamanlı hareketlerin nasıl yönetildiği özellikle önemlidir.
Kuyumcu Çözümleri’nde stok yaklaşımı
Kuyumcu Çözümleri’nin stok yapısı; TL, döviz, altın ve ziynet/ürün katmanlarını birbirinden ayırarak göstermeyi hedefler. Altın ürünlerinde gram ve ayar/milyem verisinin korunması, gerektiğinde ortak HAS karşılığıyla özet alınabilmesi amaçlanır.
Stok modülü; alım-satım akışı, cari hesaplar ve barkod modülüyle birlikte değerlendirilmelidir. Bir satışın yalnızca stok miktarını azaltması değil, ilgili işlem ve ödeme hareketleriyle tutarlı olması gerekir.
Gerçek uygulamada ürün türü, ayar, barkod ve tarih filtreleri.
- Dosya
- kuyumcu-stok-filtreleri.webp
- Alt metin
- Kuyumcu Çözümleri stok ekranında ürün türü ve ayara göre filtreleme
Stok raporlarında hangi bilgiler bulunmalı?
Yönetici için yararlı raporlar:
- Ürün türüne göre adet ve gram
- Ayar/milyem dağılımı
- HAS karşılığı
- Belirli tarihler arasındaki giriş ve çıkışlar
- Hareketsiz ürünler
- Kritik stok seviyeleri
- Kullanıcı bazlı stok düzeltmeleri
- Sayım farkları
- Alım-satım kaynaklı değişimler
Rapor ekranı, çok sayıda kolon göstermek yerine sorulan iş sorusuna cevap vermelidir. Örneğin “Bugün 22 ayar stok kaç gram azaldı?” sorusu birkaç filtreyle yanıtlanabilmelidir.
Excel ile stok takibinin sınırları
Excel ürün listesi tutmak için kullanılabilir; ancak eş zamanlı kullanıcı, hareket geçmişi, yetki ve barkod entegrasyonu arttıkça kontrol zorlaşır. Aynı dosyanın farklı kopyaları oluşabilir, formüller silinebilir ve hangi değerin kim tarafından değiştirildiği anlaşılamayabilir.
Kuyumcu stok programının avantajı, stok miktarını ilişkili işlemlerden üretmesidir. Yine de yazılım tek başına hatayı engellemez. Ürün kartı açma standardı, çalışan yetkileri ve düzenli sayım prosedürü belirlenmelidir.
Program seçerken stok modülünde sorulacak sorular
- Aynı üründe adet ve gram birlikte tutulabiliyor mu?
- Ayar mı, milyem mi, yoksa ikisi de mi destekleniyor?
- HAS hesabında hangi referans kullanılıyor?
- Altın, döviz, TL ve ürün stokları nasıl ayrılıyor?
- Her stok değişikliğinin hareket geçmişi var mı?
- Barkod etiketi hangi alanlardan üretiliyor?
- Sayım farkları onay sürecinden geçiyor mu?
- Veriler dışarı aktarılabiliyor mu?
- Birden fazla kullanıcı veya şube nasıl yönetiliyor?
- Hatalı işlemin iptali stok ve cariye birlikte yansıyor mu?
Sık sorulan sorular
Kuyumcu stok programı yalnızca ürün adedini mi takip eder?
Hayır. Kuyumculuğa özel bir çözümün adet yanında gram, ayar/milyem ve hareket kaynağını takip etmesi beklenir.
Stok değeri güncel altın fiyatına göre değişir mi?
Parasal gösterim güncel veya seçilen fiyatla değişebilir. Ancak fiziksel stok verisi olan gram ve milyem korunmalıdır. Kullanılan fiyatın zamanı ve kaynağı görünür olmalıdır.
Barkodsuz ürünler stokta tutulabilir mi?
Programın veri modeline bağlı olarak tutulabilir. Bununla birlikte benzersiz ürün kodu veya barkod, ürün bulma ve sayım süreçlerini kolaylaştırır.
HAS karşılığı satış fiyatı mıdır?
Hayır. HAS karşılığı saf altın eşdeğerini ifade eder. İşçilik, marj, vergi ve diğer maliyetler satış fiyatını ayrıca etkileyebilir.
Kuyumcu stoklarınızı tek yerde görün
Kuyumcu Çözümleri’nin stok, barkod, alım-satım ve rapor modüllerinin birlikte nasıl çalıştığını inceleyin.